巧用微信平臺(tái) 提高服務(wù)效率
----后勤管理系列報(bào)道之二
我院總務(wù)處通過(guò)建立“醫(yī)院后勤保障”微信群，打造一支24小時(shí)待命的后勤保障團(tuán)隊(duì)。該微信群自2014年8月建立以來(lái)，累計(jì)解決各類(lèi)維修維護(hù)問(wèn)題千余件，多的時(shí)候每天十幾起，90%以上當(dāng)天辦結(jié)。發(fā)出各類(lèi)預(yù)警信息30余條，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)、解決安全隱患問(wèn)題百余個(gè)。
該微信群現(xiàn)有群用戶100余人，包括總務(wù)處工作人員，還涵蓋了醫(yī)工部、信息中心、保衛(wèi)處、財(cái)務(wù)處、藥學(xué)部等和后勤保障工作密切相關(guān)的職能處室人員，以及各科室護(hù)士長(zhǎng)、各支部書(shū)記。運(yùn)行中體現(xiàn)四大優(yōu)勢(shì)。”一是及時(shí)高效。后勤維保有兩大難，報(bào)修難是之一。問(wèn)題在該誰(shuí)負(fù)責(zé)?電話多少?維修人員在不在?什么時(shí)間能到現(xiàn)場(chǎng)?等等，這一切在微信上可以隨時(shí)溝通、實(shí)時(shí)解答，同時(shí)做到誰(shuí)的“孩子”誰(shuí)抱走。二是信息準(zhǔn)確。后勤維保的第二難，執(zhí)行難。源于報(bào)修人和維修人信息的不對(duì)等，經(jīng)常是維修人員急匆匆趕到現(xiàn)場(chǎng)后，發(fā)現(xiàn)信息出現(xiàn)偏差，工具、配件不齊備，甚至不是自己職責(zé)范圍內(nèi)的等等，空跑一趟，效率低下。微信的拍照上傳功能解決了這一難題。清晰的圖片為維修人員提供了明確的判斷依據(jù)，節(jié)省了人力物力，信息準(zhǔn)確，效率更高，資源更能有效利用。三是便于管理。微信群是一個(gè)公開(kāi)的平臺(tái)。是哪個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)的問(wèn)題，什么時(shí)候能辦結(jié)，不能及時(shí)完成的原因是什么，便于對(duì)問(wèn)題及時(shí)跟進(jìn)、反饋，避免了各部門(mén)之間互相推諉的現(xiàn)象，解決了“中梗阻”問(wèn)題，不同部門(mén)之間更加團(tuán)結(jié)協(xié)作。同時(shí)，微信群也是一個(gè)小型的電子檔案庫(kù)，與傳統(tǒng)的維保登記相結(jié)合，實(shí)時(shí)監(jiān)管，實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)分析，方便管理，也利于監(jiān)督考核。四是功能齊備。微信群不僅僅是報(bào)修功能，還兼?zhèn)淞税踩A(yù)警、安全宣教、隱患排查等功能。
想在微信平臺(tái)上游刃有余地處理問(wèn)題，平日里就得在基本功上多下功夫。總務(wù)處有計(jì)劃地對(duì)各工種工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)及服務(wù)理念培訓(xùn)，年初制定了全處各工種各專業(yè)的培訓(xùn)計(jì)劃，定期進(jìn)行培訓(xùn)，提升工作人員的整體素質(zhì)。2014年5月，總務(wù)處開(kāi)展了“質(zhì)量安全服務(wù)月”活動(dòng)，集中一個(gè)月的時(shí)間進(jìn)行安全生產(chǎn)的宣教、培訓(xùn)、考核等。6月份組織了“技能考核大賽”，開(kāi)展了各工種的大比武活動(dòng)，表?yè)P(yáng)先進(jìn)，鞭策后進(jìn)。11月份組織了“物業(yè)技能考核大賽”，并邀請(qǐng)?jiān)焊械嚷毮懿块T(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。通過(guò)這些活動(dòng)，不僅提高了各班組、各工種工作人員的專業(yè)技能，更創(chuàng)造了積極向上的人文環(huán)境，激發(fā)了職工的工作熱情。
總務(wù)處工作面廣，專業(yè)分工多，人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，文化程度參差不齊。加快人才梯隊(duì)建設(shè)，是帶好這支隊(duì)伍的重中之重。為此，總務(wù)處建立了符合后勤管理特點(diǎn)的績(jī)效考核體系，每月底讓臨床一線職工對(duì)后勤班組的服務(wù)進(jìn)行打分，并與績(jī)效工資掛鉤，與年底的評(píng)先樹(shù)優(yōu)掛鉤，將能做事、做好事的職工通過(guò)考核體系體現(xiàn)出來(lái)。多勞多得的考核體系、明確的獎(jiǎng)懲措施，提高了工作人員的積極性，也大大提高了后勤服務(wù)的效率與質(zhì)量。 (宣傳中心)
